La propuesta más barata le está cobrando lo que su pliego no preguntó

La escena se repite en comités de compras, consejos de administración y juntas directivas de todo el país. Se abren tres propuestas para el mismo servicio de aseo: el mismo número de operarios, el mismo horario, las mismas áreas. La más alta y la más baja se separan casi un tercio del valor.

La conversación que sigue casi siempre toma uno de dos caminos. O se asume que la más cara está inflada, o se asume que la más barata trae letra menuda. Las dos lecturas parten del mismo supuesto equivocado: que las tres propuestas responden a la misma pregunta.

No lo hacen. Responden a un documento que no preguntó lo suficiente, y cada proponente llenó los vacíos a su manera. Uno cotizó dotación cada cuatro meses; otro, una vez al año. Uno incluyó el reemplazo de incapacidades y vacaciones; otro dejó que lo cubra el mismo equipo con horas extra. Uno cotizó con la tarifa de riesgos laborales que efectivamente paga; otro, con la mínima de su clase. Ninguno mintió. Simplemente, nadie les pidió que lo dijeran.

El pliego —o los términos de referencia, o la invitación a cotizar, como se llame en su organización— es el único punto del proceso donde eso se puede corregir. Después de abierto el sobre ya no hay comparación posible: hay negociación.

Aquí está el dato que cambia la naturaleza del ejercicio, y que rara vez aparece en la discusión de compras.

El artículo 23 de la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo establece que los empleadores y contratantes deben cumplir con todos los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y que para ello «se tendrán en cuenta y contabilizarán en el cálculo de los indicadores a todos los trabajadores dependientes e independientes, cooperados, estudiantes, trabajadores en misión y en general todas las personas que presten servicios o ejecuten labores bajo cualquier clase o modalidad de contratación en las instalaciones, sedes o centros de trabajo del empleador o contratante».

Léalo despacio, porque la frase hace un trabajo enorme. Los operarios de aseo que entran todos los días a su edificio no son personal ajeno para efectos de su sistema de gestión. Cuentan en el cálculo de sus indicadores. Si a uno de ellos se le fractura una muñeca limpiando una escalera, ese accidente no ocurre solamente en la contabilidad del proveedor.

En la misma línea, el artículo 21 obliga al empleador a garantizar la participación de «todos los trabajadores, contratistas, estudiantes y demás personas que presten o ejecuten actividades en las sedes, instalaciones o dependencias» en la implementación del sistema.

De modo que la pregunta del pliego deja de ser «cuánto me cobra usted por barrer» y pasa a ser «a quién voy a incorporar a mi propio perímetro de seguridad y salud, y con qué historial llega».

Lo notable de la Resolución 0312 es que, después de imponerle al contratante esa contabilidad, le entrega el instrumento para protegerse —pero redactado como una facultad, no como un deber.

El artículo 19 dice que, dentro de los parámetros de selección y evaluación de proveedores y contratistas, el contratante «podrá incluir criterios que le permitan conocer que el proveedor o contratista cuenta con los estándares mínimos» aplicables a empresas de más de cincuenta trabajadores. El artículo 14 dice exactamente lo mismo para el tramo de once a cincuenta. Y el artículo 23 agrega que los contratantes «podrán verificar, constatar y tener documentado» ese cumplimiento.

Podrá. Podrán. Nadie lo va a sancionar por no incluir esos criterios en su pliego. Lo que sí ocurre, si no los incluye, es que el proveedor cuyo sistema de gestión está en el papel y el proveedor cuyo sistema está en la operación llegan a su comité con propuestas indistinguibles, y la única variable que los separa en la mesa es el precio.

Dicho de otro modo: la norma le dio un filtro y lo dejó apagado por defecto. Encenderlo es una decisión que se toma redactando, no evaluando.

La parte del precio que corresponde a la nómina no es una opinión comercial: está en la ley y cualquiera puede calcularla. Un pliego que obliga a desagregarla convierte la comparación de propuestas en una operación verificable.

El salario mínimo legal mensual para 2026 es de $1.750.905. Conviene saber con qué acto quedó fijado: el Decreto 159 del 19 de febrero de 2026 lo estableció de manera expresamente **transitoria**, en cumplimiento de un auto del Consejo de Estado dictado dentro de un proceso de nulidad contra el decreto de diciembre, y con vigencia «hasta tanto se dicte sentencia». Volveremos sobre ese detalle, porque tiene consecuencias contractuales que casi nadie previene.

El auxilio de transporte para 2026 quedó en $249.095 mensuales, fijado por el Decreto 1470 del 29 de diciembre de 2025 para quienes devengan hasta dos salarios mínimos. Pasó de $200.000 a $249.095, un incremento del 24,5%: más alto que el del propio salario mínimo. Un contrato cotizado con el valor del año anterior arrastra ese error en cada operario y en cada mes.

La dotación tampoco es discrecional. El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a entregar, cada cuatro meses y de forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor a todo trabajador que devengue hasta dos salarios mínimos y lleve más de tres meses de servicio. El artículo 232 fija las fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. Y el artículo 234 cierra la puerta de salida: queda prohibido pagar en dinero esas prestaciones.

Tres entregas al año, no una. Es una de las líneas donde más se separan silenciosamente dos cotizaciones del mismo servicio.

Esta es probablemente la línea peor entendida de todo el ejercicio, y la que mejor discrimina entre proveedores cuando el pliego la pide bien.

Las empresas dedicadas a la limpieza de edificios están clasificadas en la clase de riesgo 2, según la tabla del Decreto 1607 de 2002. Hasta ahí, todos los proponentes son iguales. Pero la tabla de cotizaciones del artículo 13 del Decreto 1772 de 1994 no asigna un número a cada clase: asigna tres. Para la clase 2, el valor mínimo es 0,435%, el valor inicial 1,044% y el valor máximo 1,653%.

El extremo alto es casi cuatro veces el extremo bajo. Y lo que determina dónde cae cada empresa dentro de ese rango está en el artículo 9 del mismo decreto: la actividad económica, el índice de lesiones incapacitantes de cada empleador y el cumplimiento de las políticas y programas de salud ocupacional. Es decir, su propio historial de accidentalidad y su propia gestión.

La consecuencia es contraintuitiva y vale la pena decirla sin rodeos. Un proveedor que cotiza con una tarifa de ARL alta no está siendo caro por descuido: puede estar diciéndole la verdad sobre un historial que va a heredar usted. Y un proveedor que cotiza sobre el mínimo de la clase o sobre el valor inicial —que, según el mismo artículo 13, es el que paga toda empresa que ingresa por primera vez al sistema— puede estar cotizando sobre un supuesto que no le corresponde.

Por eso el pliego debe pedir el certificado de la ARL con la tarifa efectivamente aplicada, no la clase de riesgo. La clase la comparten todos. La tarifa los separa.

Hay un detalle en la tabla del Decreto 1607 de 2002 que conviene leer completo. La entrada que clasifica a las empresas de limpieza de edificios en clase 2 dice, textualmente, que incluye a las empresas de limpieza «con excepción de limpieza exterior de fachada de edificios».

La excepción está escrita en la norma. El lavado de fachadas —que implica trabajo en alturas, regulado hoy por la Resolución 4272 de 2021, la que derogó la vieja Resolución 1409 de 2012— queda expresamente fuera de esa entrada.

Para el pliego, la lectura práctica es directa: un contrato que junta el aseo diario con lavado de fachadas, tratamiento de pisos con maquinaria, limpieza de tanques o mantenimiento locativo no se puede cotizar como si todo fuera la misma actividad. Si el pliego los mete en un solo renglón y pide «valor mensual», está obligando a los proponentes a promediar cosas que no se promedian, y el que promedie más agresivamente va a ganar.

La salida es sencilla y no cuesta nada: separar el pliego en capítulos por servicio, pedir precio por capítulo y exigir, para cada uno, las certificaciones del personal que lo va a ejecutar.

Todo lo anterior se ejecuta con un solo requisito, y es el que más resistencia genera: que el precio venga desagregado en un formato único, definido por usted, que todos los proponentes deben diligenciar igual.

No es un formalismo. Es la diferencia entre comparar tres números y comparar tres estructuras de costo. Con el formato en la mano, el comité no discute impresiones: mira la fila del auxilio de transporte y ve quién cotizó $200.000; mira la fila de dotación y ve quién cotizó una entrega en lugar de tres; mira la fila de ARL y ve quién puso 0,435% y quién puso su tarifa real.

Tres reglas hacen que el formato funcione:

La primera es que el formato lo define el contratante, no el proponente. Si cada uno entrega su propio cuadro, vuelve el problema original con más páginas.

La segunda es que las cantidades las fija el pliego. El número de operarios, los turnos, las horas y las áreas son datos del contratante; si cada proponente los estima, está cotizando un servicio distinto y la comparación se disuelve.

La tercera es que las líneas de cumplimiento no se dejan «incluidas». Dotación, reemplazos, exámenes ocupacionales, capacitación y elementos de protección personal tienen su propio renglón o no existen.

Un pliego puede pedir cien anexos y no verificar nada. La buena noticia es que no hace falta inventar el método: la Resolución 0312 de 2019 describe cómo un inspector comprueba la afiliación a seguridad social, y ese procedimiento se puede copiar tal cual en un pliego.

En el estándar de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral, el modo de verificación consiste en solicitar la lista de trabajadores vinculados a la fecha y compararla con la planilla de pago de aportes de los **cuatro meses anteriores**, con un muestreo definido: en empresas entre 51 y 200 trabajadores se verifica el 10%; en empresas de más de 201, el registro de 30 trabajadores. El mismo estándar extiende la revisión a los vinculados por prestación de servicios, contrastándolos con la última planilla aportada por los contratistas.

Cuatro meses, no el último. Esa diferencia es la que separa una verificación real de un trámite: cualquiera puede ponerse al día un mes antes de una licitación.

Queda la pregunta que todo comité termina haciéndose: si el proveedor incumple, ¿no es problema del proveedor?

Parcialmente. El artículo 44 de la Ley 2466 de 2025 amplió el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo y dejó expresa la solidaridad del beneficiario de la obra o servicio frente a las obligaciones laborales de contratistas y subcontratistas, salvo cuando se trate de labores extrañas al giro ordinario del negocio. Si el aseo de su organización es o no una labor extraña a su giro ordinario es una calificación que depende del objeto social y de los hechos, y que conviene consultar con su asesor jurídico antes de asumir la respuesta cómoda.

A eso se suma el Decreto 0581 de 2026, que adicionó un capítulo al Decreto 1072 de 2015 para definir la tercerización y la intermediación laboral ilegal, estableció una presunción reforzada de contrato realidad sobre actividades misionales permanentes y fijó multas de hasta 5.000 salarios mínimos por infracción mientras esta subsista.

Sumado al artículo 23 de la Resolución 0312, el cuadro completo queda así: el personal del proveedor cuenta en los indicadores de usted, su incumplimiento laboral puede alcanzarlo por solidaridad y su modelo de vinculación puede ser examinado como tercerización. El descuento del sobre más barato no desaparece. Cambia de renglón.

Con la información desagregada sobre la mesa, la adjudicación deja de ser una subasta y pasa a ser una decisión.

Lo primero es separar los requisitos habilitantes de los criterios calificables. Los habilitantes se cumplen o no se cumplen y no dan puntos: planillas al día, estándares mínimos acreditados, certificaciones vigentes, póliza, personal directo. Quien no los cumple no compite; no es que compita con menos puntaje.

Lo segundo es ponderar lo que sí da puntos. Una distribución razonable para un contrato de aseo institucional reparte el peso entre precio, experiencia verificable en operaciones del mismo tipo y tamaño, estructura de supervisión y capacidad de reemplazo, y trazabilidad de la operación. El precio pesa, y debe pesar; simplemente no decide solo.

Lo tercero es cómo se puntúa el precio, y aquí hay una decisión que casi nadie toma de forma consciente. Si el puntaje máximo se le da automáticamente a la oferta más baja, el pliego premia al que más recortó, y todo el trabajo anterior se pierde en la última fila de la hoja de cálculo. Una alternativa sensata es calificar la cercanía a la media de las ofertas habilitadas, o descartar de entrada las que queden por debajo del piso de costo calculado con los componentes de ley.

Y lo cuarto, que no es un criterio sino una advertencia: la experiencia debe pedirse verificable, con nombre de cliente, vigencia y persona de contacto. Una lista de logos no es experiencia.

Hay tres cosas que rara vez aparecen en los contratos de aseo y que resuelven, cada una, un problema que aparece con toda seguridad más adelante.

**La primera es el ajuste por cambio del piso legal.** Aquí vuelve el detalle del salario mínimo que dejamos pendiente. El valor de 2026 está fijado de manera transitoria por el Decreto 159 de 2026, expedido en cumplimiento de una orden judicial y con vigencia «hasta tanto se dicte sentencia» dentro de un proceso de nulidad que cursa ante el Consejo de Estado. Un contrato de aseo a doce o veinticuatro meses que solo prevé ajuste anual por inflación no tiene respuesta si el piso legal se mueve por una decisión judicial o por una reforma. La cláusula debe decir qué pasa entonces: qué componentes se reajustan, con qué soporte y en qué plazo.

**La segunda es la cesión y la subcontratación.** El pliego debe decir si el proveedor puede subcontratar parte del servicio y bajo qué condiciones. Sin esa cláusula, el proveedor evaluado puede no ser el que opera, y toda la verificación de planillas, certificaciones y estándares se hizo sobre la empresa equivocada.

**La tercera es la continuidad del personal asignado.** La rotación destruye el conocimiento operativo de un edificio —qué piso se lava con qué, dónde está la llave de paso, a qué hora se puede entrar a cada área—. Pactar un indicador de rotación máxima del equipo asignado, con reporte periódico, es barato de escribir y caro de improvisar.

Y una cuarta, que no es cláusula sino mecánica: defina desde el pliego cómo se va a reportar la operación. Si el contrato no dice qué se mide, con qué frecuencia y en qué formato llega, la supervisión terminará dependiendo de la memoria de quien esté de turno.

Si va a abrir un proceso en las próximas semanas, contraste su documento contra esta lista antes de enviarlo. Cada punto corresponde a una decisión que, si no se toma al redactar, la toma el proponente por usted.

En 37 años operando servicios de aseo a gran escala en Colombia —conjuntos, clínicas, colegios, clubes, centros comerciales, industria y hotelería— hemos respondido pliegos de todas las calidades, y la correlación es bastante clara: los contratos que funcionan durante años casi siempre nacieron de documentos que preguntaron bien.

Por eso entregamos la propuesta desagregada aunque el pliego no lo exija. Preferimos que el comité vea la línea de dotación, la de reemplazos y la tarifa de ARL que efectivamente pagamos, a ganar una comparación que después se rompe en el primer trimestre de operación.

Nuestro personal es directo, no tercerizado, con afiliación y aportes verificables por el cliente en cualquier momento y con el cruce de planillas que describe la norma. Para los servicios especializados —alturas, tratamiento de pisos, tanques, piscinas— trabajamos con personal certificado en cada frente, bajo un solo contrato y un solo interlocutor. Y la operación queda registrada en nuestra aplicación propia, ALP Connect, de modo que la supervisión del cliente no depende de la memoria de nadie.

Si está por abrir un proceso, podemos revisar su pliego contra los doce puntos de este artículo antes de que lo publique, sin que eso implique que nos presentemos. Un pliego mejor redactado le sirve aunque adjudique a otro.