Su colegio no compra doce meses iguales de aseo

Casi todos los contratos de aseo escolar se estructuran igual: un número de operarios fijos, un valor mensual, doce cuotas. Es un formato cómodo para el presupuesto y para la tesorería, y por eso se repite año tras año sin que nadie lo cuestione.

El problema aparece a mitad de junio. La institución entra en receso, se vacían las aulas y con ellas se abre la única ventana del año para hacer los trabajos que no caben en jornada: tratar los pisos, lavar los tanques, intervenir fachadas, desmontar y limpiar mobiliario, entrar a laboratorios y talleres. Nada de eso está en el contrato, porque el contrato cotizó una operación promedio. Entonces se pide una cotización adicional, con dos semanas de plazo, a un proveedor que no tiene la cuadrilla disponible ni al personal verificado, y el trabajo se hace a las carreras o no se hace.

Al año siguiente vuelve a pasar. Y en diciembre otra vez. Lo que parecía un ahorro —cotizar sobre el promedio— termina siendo una compra de emergencia dos veces al año, a precio de urgencia y sin tiempo de planear.

El Decreto 1075 de 2015, el decreto único del sector educación, organiza el año escolar en su artículo 2.4.3.4.1 y lo hace con dos cuentas distintas según de quién se hable.

Para los estudiantes: cuarenta semanas de trabajo académico distribuidas en dos periodos semestrales, y doce semanas de receso estudiantil. Para los docentes y directivos docentes: las mismas cuarenta semanas de trabajo académico con estudiantes, más cinco semanas de actividades de desarrollo institucional y siete semanas de vacaciones. El artículo 2.3.3.1.11.3 integra además la semana de receso de octubre como una de las cinco de desarrollo institucional.

Esas doce semanas de receso estudiantil no caen todas juntas. En un calendario A típico se reparten en cinco bloques: uno largo entre diciembre y enero, uno corto en Semana Santa, uno de tres semanas a mitad de año, la semana de octubre y el cierre de diciembre. Es decir: dos ventanas largas de tres o cuatro semanas y tres ventanas cortas de una.

Para el aseo, esa distribución lo es todo. Las ventanas cortas sirven para mantenimiento correctivo y limpieza profunda de áreas puntuales. Las dos ventanas largas son las únicas en las que cabe un trabajo mayor con secado, curado o andamiaje.

La lectura equivocada del receso es tratarlo como un periodo de menor actividad en el que se puede reducir personal. Es exactamente al revés: es cuando la planta física está disponible y cuando el aseo deja de ser mantenimiento para volverse intervención.

Lo que solo cabe ahí, con el edificio vacío:

Cada uno de esos trabajos tiene un tiempo técnico que no se puede comprimir. Un decapado con sellado y cristalizado necesita el área despejada, ventilada y sin tránsito durante el curado. Una fachada con andamio colgante necesita perímetro acordonado. Un tanque necesita que el edificio pueda quedar sin suministro durante la jornada. Ninguna de esas condiciones existe un martes de mayo con dos mil estudiantes adentro.

Por eso el cronograma del contrato debe nombrarlas con fecha. No basta con que el contrato diga "incluye limpieza profunda semestral": debe decir qué trabajo, en qué bloque del calendario, con cuánta gente y con qué entregable de cierre.

Hay un matiz que se pasa por alto cuando se copia un pliego de una institución oficial. Los establecimientos educativos privados no están atados al calendario de la secretaría de educación de la misma forma que los oficiales.

Para los colegios privados de calendario A, el único receso estudiantil obligatorio es el que fija el artículo 2.3.3.1.11.1 del Decreto 1075 de 2015. Los demás periodos de receso los define cada institución en ejercicio de su autonomía, con una condición: garantizar las intensidades horarias anuales mínimas que estableció la Resolución 1730 de 2004 del Ministerio de Educación Nacional. A eso se suman los colegios de calendario B, cuyo año arranca a mitad de año, y las universidades, que manejan periodos intersemestrales propios y a menudo actividad de posgrado y educación continuada en las semanas en que el pregrado está en receso.

La consecuencia operativa es directa: no existe un cronograma de aseo escolar estándar. El proveedor que llega con un plan prearmado de "intensivo de junio y diciembre" está proyectando el calendario oficial sobre una institución que puede tener otro. En una universidad con oferta de posgrado los sábados, el campus nunca está realmente vacío, y la ventana de intervención hay que construirla edificio por edificio.

Aquí es donde el contrato de aseo escolar deja de parecerse a cualquier otro contrato de aseo.

La Ley 1918 de 2018 creó el régimen de inhabilidades para quienes hayan sido condenados por delitos sexuales contra menores y ordenó crear el registro correspondiente. Durante años quedó la duda de qué cargos exactamente quedaban cubiertos. La Ley 2375 de 2024 cerró esa discusión: adicionó a la Ley 1918 un artículo 2 con una lista de veintiún cargos, oficios y profesiones susceptibles de la inhabilidad especial.

El numeral 8 de esa lista dice, textualmente: "Personal de servicios de limpieza en entornos familiares, educativos, recreativos, deportivos, o de contacto directo que su público objetivo sean niños, niñas y adolescentes".

No es una interpretación ni una lectura extensiva. El personal de aseo de un colegio está nombrado de forma expresa, en el mismo listado en el que están los docentes, el personal de transporte escolar y el personal de salud. Y la lista no se agota ahí para efectos de un contrato de aseo: el numeral 19 cubre al personal de apoyo en la cocción y distribución de alimentos en escenarios educativos, y el numeral 16 cubre a las personas o entidades con contratos temporales cuando su labor implique reparaciones, obras, mantenimiento o cualquier actividad que dé acceso directo a menores dentro de las instalaciones.

Ese numeral 16 es el que casi nadie mira, y es justamente el que aplica a la cuadrilla que entra en receso a tratar los pisos o a lavar la fachada.

El artículo 4 de la Ley 1918 establece el deber de verificación. Las entidades públicas y privadas deben verificar, previa autorización del aspirante, que la persona no esté inscrita en el registro de inhabilidades, dentro del proceso de selección de personal. Hasta ahí, es lo que la mayoría de instituciones ya hace al arranque del contrato.

La parte que se incumple con más frecuencia es la siguiente frase del mismo artículo: dicha verificación deberá actualizarse cada cuatro meses después del inicio de la relación contractual, laboral o reglamentaria.

Cada cuatro meses. Sobre un año lectivo de cuarenta semanas, eso son tres verificaciones por persona, no una. Y en una operación de aseo con rotación —o con refuerzos que entran solo para el intensivo de receso— el número de personas a verificar no es el de la carpeta de arranque.

La buena noticia es que esa cadencia encaja casi exactamente con el calendario académico. Si la primera verificación se hace en el arranque del año lectivo, la segunda cae cerca del receso de mitad de año y la tercera cerca del cierre. Convertir esa obligación en un hito del cronograma —en vez de un trámite suelto de recursos humanos— es lo que hace que no se venza sin que nadie se dé cuenta.

El registro lo administra el Ministerio de Defensa a través de la Policía Nacional. El certificado de antecedentes tiene una sección especial de carácter reservado, y la consulta se hace por aplicativo virtual con requisitos mínimos definidos: identificación de quien solicita, naturaleza del cargo a desempeñar, autorización previa del aspirante, datos del consultado y aceptación bajo gravedad de juramento de que la información se usará solo para ese proceso de selección. El uso de esos datos queda sujeto a la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales.

La pregunta incómoda de toda esta sección es de quién es el problema cuando la verificación no se hace. La respuesta es que el deber está en cabeza de la entidad, pública o privada, que contrata. No se traslada por cláusula.

La Ley 2375 de 2024 modificó el artículo 5 de la Ley 1918 y fijó el régimen sancionatorio: la omisión del deber de verificación, o la contratación de personas inhabilitadas para los cargos de la lista, acarrea a las entidades públicas o privadas y a las personas naturales contratantes una multa equivalente a entre cincuenta y quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes. Las impone el ICBF mediante procedimiento administrativo sancionatorio, y lo recaudado se destina al Fondo contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes.

Con el salario mínimo de 2026 en $1.750.905, ese rango va de unos 87,5 millones a unos 875,5 millones de pesos.

Conviene una precisión: el mismo artículo trae un parágrafo transitorio que ató la entrada en vigor de las sanciones a que el Ministerio de Defensa actualizara el registro, dentro de los seis meses siguientes a la promulgación de la ley. Antes de construir un argumento contractual sobre la multa, verifique el estado actual del registro con la autoridad competente. Lo que no depende de ese detalle es el deber de verificación en sí, que existe desde 2018 y no está en discusión.

Lo relevante para un rector o un director administrativo es más simple que la sanción: un contrato de aseo bien armado le entrega la verificación hecha y documentada, con la trazabilidad lista para mostrar. Uno mal armado le deja el deber a usted y le entrega solo la factura.

Hay otra obligación que cae en el calendario con una precisión notable, y que también nombra a los colegios de forma textual.

El Decreto 1575 de 2007, que establece el sistema para la protección y control de la calidad del agua para consumo humano, dedica su artículo 10 a la responsabilidad de los usuarios. El numeral 3 dice que en edificios públicos y privados, conjuntos habitacionales, fábricas de alimentos, hospitales, hoteles, colegios, cárceles y demás edificaciones que conglomeren individuos, los responsables del mantenimiento y conservación locativa deberán realizar el lavado y desinfección de los tanques de almacenamiento de agua para consumo humano como mínimo cada seis meses. Y agrega que la autoridad sanitaria podrá realizar inspección cuando lo considere pertinente.

Cada seis meses. Sobre un año escolar, eso son exactamente los dos recesos largos: el de mitad de año y el de fin de año. La norma y el calendario coinciden sin que haya que forzarlos.

La institución donde esto se sale de control es aquella donde el lavado de tanques se contrata aparte, con otro proveedor, sin fecha fija, y termina haciéndose cuando alguien se acuerda. El acta de lavado con fecha y el soporte del laboratorio son lo que la autoridad sanitaria pide en visita; una operación que los produce como rutina del receso no tiene que salir a buscarlos.

Dos áreas del colegio se rigen por normas que no son las del aseo general y que suelen quedar fuera del alcance contratado.

**La cocina y el comedor.** Donde se preparan o se distribuyen alimentos aplica la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud, que exige buenas prácticas de manufactura y un plan de saneamiento con su programa de limpieza y desinfección documentado. Es un régimen distinto del aseo de aulas: procedimientos escritos, concentraciones definidas, registros de ejecución y personal capacitado en manipulación. Si además la institución opera el Programa de Alimentación Escolar, hay un marco de lineamientos técnico-administrativos propio, expedido por la Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar, cuyo alcance conviene revisar con el operador del programa antes de asumir qué cubre el contrato de aseo y qué no.

**Las alturas.** La limpieza de fachadas, ventanales altos, cubiertas y luminarias de patios cubiertos es trabajo en alturas, y desde el 27 de diciembre de 2021 se rige por la Resolución 4272 de 2021 del Ministerio del Trabajo, que derogó la Resolución 1409 de 2012 y la 1178 de 2017. Si el pliego de su institución todavía cita la 1409 como norma vigente —cosa frecuente en documentos que se reciclan año a año—, conviene actualizarlo: es lo primero que nota un proveedor serio y también un inspector.

En un colegio, además, ese trabajo tiene una restricción que no tiene en una oficina: no se puede ejecutar con estudiantes circulando por debajo. Vuelve al mismo punto del artículo. La única ventana real es el receso.

Todo lo anterior descansa sobre un supuesto: que se sabe quién entra al campus, que esa persona tiene nombre, cédula, contrato y expediente, y que alguien puede producir ese expediente cuando lo pidan.

Ese supuesto se rompe cuando el proveedor de aseo no tiene personal propio y arma la cuadrilla del intensivo con gente conseguida para el pico. Nadie verificó a esas personas cada cuatro meses porque no llevaban cuatro meses. La institución tiene un contrato con una empresa, pero no tiene trazabilidad sobre quién estuvo dentro del colegio en las tres semanas de junio.

A eso se suma un frente laboral que se endureció en los últimos dieciocho meses. El artículo 44 de la Ley 2466 de 2025 amplió el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo y dejó expresa la solidaridad de contratistas y subcontratistas. Y el Decreto 0581 de 2026 adicionó un capítulo al Decreto 1072 de 2015 para definir la tercerización y la intermediación laboral ilegal, con indicios que se valoran en conjunto y una presunción reforzada de contrato realidad cuando se tercerizan actividades misionales permanentes. Un colegio que contrata aseo con una empresa que a su vez subcontrata la cuadrilla está sumando exposición en dos frentes a la vez: el de la verificación de personal y el laboral.

La salida no es contractual, es operativa: personal directo, con contrato laboral y afiliación al sistema de seguridad social, entrenado en el protocolo de la institución, con la misma gente en lectiva y en receso. Es la única forma de que la carpeta de verificación corresponda a las personas que efectivamente estuvieron adentro.

Antes de renovar o de sacar a licitación el contrato de aseo de su institución, revise punto por punto. Cada ítem debe poder responderse con un documento, no con una afirmación en reunión.

Un colegio o una universidad tiene algo que casi ningún otro cliente de aseo tiene: sabe con un año de anticipación exactamente qué semanas va a estar lleno y qué semanas va a estar vacío. Esa previsibilidad es un activo, y la mayoría de los contratos la desaprovecha al promediarla en doce cuotas iguales.

Dimensionar el contrato sobre las cuarenta y las doce semanas no encarece la operación: la ordena. Convierte dos compras de urgencia al año en trabajo planeado, hace que el lavado de tanques caiga donde la norma lo pide, y pone la verificación del personal en el ritmo de cuatro meses que la ley exige en vez de dejarla vencer sin que nadie lo note.

En Aseos La Perfección llevamos 37 años operando aseo institucional en colegios, universidades, clínicas, hoteles, conjuntos, centros comerciales y plantas industriales, con personal directo —no tercerizado—, certificado en alturas y con el expediente de cada operario al día. Planeamos sobre el calendario académico de cada institución, no sobre un cronograma prearmado, y entregamos el seguimiento a través de nuestra propia aplicación para que rectoría vea el cumplimiento sin tener que pedirlo.