La cuadrilla de aseo es la única que entra a su oficina cuando nadie está mirando

A las 6:00 de la mañana, o a las 8:00 de la noche, una sede corporativa está casi vacía. Las pantallas están encendidas o en reposo, hay carpetas sobre los escritorios, la sala de juntas conserva el tablero de la última reunión y la llave de la oficina de gerencia está en un cajón que alguien dejó sin cerrar. Y en ese momento, con la sede en silencio, entra el servicio de aseo.

Casi nadie piensa en esto al evaluar propuestas. El aseo de una oficina se compara por frecuencia, por metros cuadrados y por precio, como si fuera un servicio que se presta a la vista de todos. No lo es. **Es el servicio que más horas pasa dentro de su sede sin que nadie de su organización esté presente**, y lo hace en el espacio donde vive su información.

Este artículo no sostiene que el personal de aseo sea una amenaza. Sostiene algo más útil: que el acceso es la parte del contrato que usted está concediendo sin haberla redactado, y que redactarla es más barato que no tenerla.

Cuando una empresa contrata aseo para sus oficinas, el contrato suele describir superficies, frecuencias y productos. Rara vez describe a quién se le autoriza qué.

Pero el servicio, para ejecutarse, necesita cosas muy concretas: entrar en horas en que la sede está vacía, recibir o custodiar llaves o tarjetas de acceso, circular por pisos con áreas de distinta sensibilidad, vaciar papeleras donde hay papel descartado, limpiar escritorios con documentos y equipos encima, y quedarse solo en salas donde se discuten temas confidenciales.

Cada una de esas necesidades es una decisión de acceso. Si no las toma el contrato, las toma la costumbre: quien abre la puerta, quien entrega la llave, quien deja el piso sin cerrar. La costumbre cambia con cada persona nueva y con cada turno nuevo.

En Colombia no existe una norma que regule específicamente el acceso del personal de aseo a las oficinas. Pero sí hay una norma que fija la responsabilidad de proteger la información personal que una empresa maneja, y esa responsabilidad no se delega con el contrato de aseo.

La **Ley 1581 de 2012**, que regula el tratamiento de datos personales, establece entre sus principios el de **seguridad**: la información sujeta a tratamiento debe manejarse con las medidas **técnicas, humanas y administrativas** necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado (art. 4, literal g). Establece también el de **acceso y circulación restringida** (literal f) y el de **confidencialidad**, según el cual quienes intervienen en el tratamiento de datos no públicos deben garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con esas labores (literal h). Y el artículo 17, literal d, obliga al responsable del tratamiento a conservar la información **con las condiciones de seguridad suficientes** para evitar su pérdida o el acceso no autorizado.

Esa ley no dice que el servicio de aseo deba tener un protocolo de acceso. Lo que dice es que las medidas humanas y administrativas de seguridad son del responsable de la información: su empresa. Y la forma más directa de que esas medidas existan frente a un tercero que entra a su sede es que estén escritas en el contrato con ese tercero.

La Ley 1581 distingue entre el **responsable** (quien decide sobre la base de datos o el tratamiento) y el **encargado** (quien trata los datos por cuenta del responsable). A un encargado se le puede y se le debe exigir, en todo momento, el respeto a la seguridad y la privacidad de la información (art. 17, literal i).

Un proveedor de aseo, en condiciones normales, no trata datos personales por cuenta de su empresa: no los recolecta, no los almacena, no los usa. Por eso lo habitual es que no tenga la figura de encargado, y que la ley no le imponga a él, por sí sola, deberes de protección sobre su información. Lo que ocurre es más sutil: su personal queda **físicamente cerca** de esa información, y las medidas para que esa cercanía no se convierta en acceso las tiene que fijar usted.

Si su sede maneja información especialmente sensible, vale la pena preguntarle a su asesor jurídico si alguna parte del servicio puede encuadrarse como tratamiento por encargo y cómo debería quedar entonces el contrato. Esa es una decisión de cada empresa y de cada caso; este artículo no la resuelve.

El aseo corporativo se organiza, según la sede, en tres franjas que implican controles distintos.

La franja **previa a la jornada** (madrugada) deja a la cuadrilla sola mientras los pisos se preparan para el día: es la franja donde más importa que las zonas sensibles estén cerradas y que haya un procedimiento claro para abrirlas y cerrarlas.

La franja **durante la jornada** es la menos riesgosa en términos de acceso, porque hay personas presentes, pero exige otra cosa: discreción, criterio para no interrumpir reuniones y reglas sobre qué se limpia cuando el escritorio está ocupado.

La franja **posterior a la jornada** (tarde y noche) es la más habitual en oficinas grandes y la que más depende del contrato. Desde la **Ley 2466 de 2025**, el trabajo nocturno se define de 7:00 p. m. a 6:00 a. m. (art. 10, vigente desde el 25 de diciembre de 2025), lo que significa que gran parte de un servicio nocturno de oficinas cae en esa franja y debe estar bien dimensionado desde la propuesta, no ajustado después.

Hay una variable que raramente aparece en la evaluación de propuestas y que determina más el riesgo de acceso que cualquier protocolo: **cuántas personas distintas pasan por su sede en un año**.

Una cuadrilla estable, con nombres propios, que su administración conoce y que se presenta siempre igual, genera una relación de confianza verificable. Una cuadrilla que cambia cada semana, o que se completa con reemplazos de último momento, obliga a repetir en cada cambio la verificación, la entrega de llaves, la inducción y las reglas de zonas restringidas, o a omitirlas.

Por eso, en un contrato de oficinas, la rotación no es solo un indicador de calidad del servicio: es un indicador de superficie de acceso. Y por eso importa quién es el empleador de esa cuadrilla. Cuando el proveedor contrata directamente a su personal, el listado de personas autorizadas es el de su nómina y se puede exigir y auditar; cuando el servicio se subcontrata en cadena, el listado depende de cada eslabón.

No se trata de convertir el contrato de aseo en un manual de seguridad. Se trata de dejar por escrito cinco decisiones que hoy se toman de hecho.

Un contrato de aseo para oficinas debería incluir una cláusula de confidencialidad que obligue al proveedor y a su personal a guardar reserva sobre cualquier información de su empresa a la que tengan acceso por razón del servicio, sin límite de tiempo razonable posterior a su terminación.

La Ley 1581 establece, para quienes intervienen en el tratamiento de datos personales no públicos, un deber de reserva que subsiste incluso después de terminada su relación con esas labores (art. 4, literal h). Aunque el personal de aseo no sea, por regla general, quien trata esos datos, el criterio de esa norma es una buena guía para redactar la cláusula: la reserva no debe terminar el día en que termina el contrato ni el día en que la persona deja de trabajar en su sede.

Lo importante en la práctica es que la cláusula obligue al **proveedor a trasladarla a cada trabajador** (acuse por escrito o compromiso en la inducción) y a **responder por su incumplimiento**. Un compromiso que solo firma el representante legal y que nadie más conoce es un compromiso que nadie puede hacer cumplir. La redacción exacta debe revisarla su asesor jurídico.

El control de acceso no es solo del proveedor. Una parte del riesgo se reduce con prácticas internas de la propia empresa, y esas prácticas, además, hacen más eficiente el servicio.

La más conocida es la de **escritorio despejado** al terminar la jornada: documentos guardados, pantallas bloqueadas, notas adhesivas con claves fuera de la vista y equipos portátiles asegurados. No hemos verificado una norma colombiana que la exija, así que la presentamos como lo que es: una práctica de gestión de la seguridad de la información que reduce lo que queda expuesto cuando la sede está vacía.

Con ella, el servicio de aseo trabaja con superficies libres, limpia mejor y necesita tocar menos objetos. Sin ella, la cuadrilla se ve obligada a decidir qué mover, qué no mover y qué hacer con lo que encuentra, y esa decisión, que es de su empresa, queda en manos de la persona menos informada sobre qué es importante.

Muchas sedes corporativas ya no funcionan como hace diez años: hay esquemas híbridos, escritorios compartidos, pisos que se llenan de martes a jueves y salas que se usan por reserva. El contrato de aseo, en cambio, se sigue cotizando en metros cuadrados y en frecuencia uniforme.

El efecto es doble. Se limpia con la misma intensidad un piso vacío un lunes que uno lleno un miércoles, y las superficies de mayor contacto (mesas de reunión, teclados y mouse compartidos, manijas, baños, cafetería, botones de ascensor) quedan con una frecuencia que no sigue el uso real.

Conviene dimensionar el servicio con una pregunta distinta: **¿qué zonas se usan, cuándo y con qué intensidad?** Con esa información se definen frecuencias diferenciadas por tipo de área y por día, y se puede ajustar el servicio cuando la ocupación cambia, en vez de pagar por una cobertura uniforme que no coincide con la operación. Esa discusión pertenece al diagnóstico previo, no a la renegociación posterior.

El control de acceso mira hacia la información. Hay otro frente que mira hacia las personas: el de seguridad y salud en el trabajo.

El **Decreto 1072 de 2015** establece que el Sistema de Gestión de SST cobija también a los contratantes de personal bajo contrato civil, comercial o administrativo (art. 2.2.4.6.1), y exige evaluar a los proveedores con criterios de SST, verificar su afiliación al sistema de seguridad social y mantener verificaciones periódicas durante la ejecución (art. 2.2.4.6.28). Y la **Resolución 0312 de 2019** dispone que, para el cálculo de los indicadores del SG-SST del contratante, se cuentan todas las personas que prestan servicios en sus instalaciones, bajo cualquier modalidad de contratación (art. 23).

En una oficina, eso significa que la cuadrilla de aseo es parte de su población de SST aunque no sea su nómina. Los riesgos de esa cuadrilla (caídas en pisos húmedos, esfuerzos, exposición a químicos, trabajo en horario nocturno) son riesgos dentro de su sede y su indicador.

Úselas como lista de verificación al evaluar propuestas para oficinas o edificios corporativos. Si la mitad de las respuestas está por escrito, el contrato controla el acceso; si no, lo controla la costumbre.

En Aseos La Perfección contratamos directamente a nuestro personal: no tercerizamos la operación. Eso significa que el listado de personas que atenderá su sede es el de nuestra nómina y que podemos mantener cuadrillas estables, presentadas por nombre y con reemplazos informados antes de que ingresen.

Nuestro personal cuenta con inducción en las reglas de acceso de cada sede, y el anexo de acceso de su contrato se acuerda en el diagnóstico previo, no se improvisa en la operación. Con nuestra aplicación ALP Connect damos seguimiento y control a la operación, de modo que su administración pueda verificar lo que se hizo y no solo confiar en que se hizo.

Llevamos 37 años prestando servicios de aseo a clientes corporativos e institucionales. La lección más constante es que los contratos que duran no son los que prometen más frecuencia, sino los que dejan por escrito quién entra, a qué, cuándo y con qué reglas.